FAQ: najczęściej zadawane pytania

Field Service Management to rodzaj rozwiązań służących do zarządzania pracownikami i zasobami w terenie – możesz dzięki nim skutecznie planować zadania wykonywane poza biurem, u klientów lub w terenie.

Rozwiązania wspierają kontrolę nad terminami, zarządzanie czasem pracowników oraz wykorzystanie zasobów takich jak flota. Usprawniają przepływ informacji i komunikację w całym procesie – między pracownikami terenowymi, osobami przydzielającymi zadania (dyspozytorzy, logistycy, pracownicy biur obsługi klienta, call center), klientami.

Systemy Field Service Management takie jak GeoTask zwiększają efektywność i wspierają pracę poprzez optymalizację przydziału zadań, monitorowanie ich realizacji oraz możliwość normalizacji czasu trwania poszczególnych typów zadań w terenie.

Zachęcamy do zapoznania się z serią artykułów Więcej niż trasa, w których opisujemy najczęstsze problemy związane z pracą w terenie wraz z wyjaśnieniem, jak GeoTask pomaga je rozwiązać.

Tak, aplikacja mobilna dla pracowników terenowych jest dostępna na telefony z systemem operacyjnym Android oraz iOS. W planach jest również dostęp przez przeglądarkę WEB.

Zadania w GeoTasku mogą być przydzielane ręcznie lub automatycznie.

W przypadku trybu automatycznego zadania przydzielane są do pracowników przy założeniu dwóch wariantów:

• minimalizacja zasobów (system przydziela jak najwięcej zadań minimalnej możliwej liczbie pojazdów) lub
• równa dystrybucja pomiędzy pracownikami/zasobami/pojazdami/brygadami.

W każdej z tych opcji brane są pod uwagę: priorytet zadania, godziny pracy klienta, godziny pracy pracownika/kierowcy, czas wymagany na wykonanie zadania, czas wymagany na dojazd do celu, wymagane umiejętności do wykonania zadania, posiadane umiejętności pracownika/zasobu/pojazdu oraz ładowność pojazdu (dopuszczalny ciężar i przestrzeń ładunkowa).

Ułożone wcześniej trasy można w dowolnym momencie przeliczyć lub zmienić przez przypisanie lub odpięcie zadania od brygady. Taka zmiana wymaga ingerencji logistyka/planisty, który może uruchomić optymalizator lub wykonać zmiany ręcznie. Zmiany mogą też pojawiać się automatycznie, zgodnie z przyjętymi wcześniej założeniami (poprzez ustawienie stałej aktualizacji harmonogramu, np. zawsze w godzinach południowych).

Tak, możliwe jest układanie tras dla pojazdów ciężarowych z uwzględnieniem restrykcji drogowych, w tym ograniczeń dla pojazdów ciężarowych.

Optymalizacja jest konfigurowalna – można ją uruchamiać per rejon, firma oraz zakres czasowy.

Tak, system pozwala wprowadzić zlecenie awaryjne do zaplanowanego dnia i przeplanować trasy w trybie ad-hoc.

Tak – mamy takie rozszerzenia działające u klientów.

Tak. Natywnie można przydzielić 2 zadania jednocześnie. Istnieją też inne możliwości przydzielenia dwóch zadań, np. podzadania.

Technik może zacząć realizację zadań w innej kolejności niż zaplanowana, ale system nie pozwala zaplanować dwóch zadań o tej samej godzinie (np. dwóch zadań do wykonania o godzinie 12:00).

System posiada mechanizm automatycznego tworzenia zadań dla stałych lokalizacji. Można skonfigurować cykliczność okresową (np. co X dni) lub opartą na konkretnych dniach tygodnia w miesiącu. Nowe zadanie tworzone jest automatycznie po zakończeniu poprzedniego.

Zadania zgłaszane do systemu buforują się i co pewien czas uruchamiany jest algorytm, który zbiorczo przydziela je do techników. Po przydzieleniu dyspozytor uruchamia ręcznie funkcję „wyślij zadanie do technika”, aby uniknąć „spamu” powiadomień u technika – dodatkowo działa cykliczny algorytm rozsyłający zadania.

Możliwe są dwa scenariusze: zadanie zostaje „odpięte” i trafia z powrotem do puli zadań do przydzielenia, lub – jeżeli technik je rozpoczął, ale nie zakończył – pozostaje widoczne na wykresie Gant u tego technika.

W przypadku zgłoszenia niedostępności technika, system oznacza kolidujące zadania kolorem czerwonym. Aby szybko rozwiązać problem, dyspozytor może użyć funkcji automatycznej optymalizacji. System sam odłączy zadania od nieobecnego pracownika i przydzieli je innym dostępnym technikom, zachowując zasady efektywności.

Aktualnie w podstawowej wersji GeoTaska nie ma możliwości przypisania wymaganego rodzaje sprzętu do typu zadania. Jest to funkcja dodatkowa, ale możliwa do wdrożenia.

Dowiedz się więcej 

Tak – godziny pracy można ustalać indywidualnie per technik i per dzień.

Tak, jest to konfigurowalne, można też wprowadzać zmiany ad-hoc.

Grafik dostępności pracowników terenowych można zintegrować z wieloma systemami dostępnymi na rynku. Bezpośrednio za pomocą REST API lub z wykorzystaniem szyny integracyjnej.

GeoTask umożliwia dostęp do statystyk wykonanych zadań i czasu pracy każdego z pracowników. W module raportów można porównać statystyki pracowników i ich efektywność.

Tak. Aplikacja mobilna zapisuje wszystkie wprowadzane dane, zdjęcia oraz zmiany statusów lokalnie na urządzeniu. W momencie odzyskania połączenia z Internetem następuje automatyczna synchronizacja z zachowaniem rzeczywistych czasów wykonania czynności przez technika.

Tak, technik ma możliwość pobierania dodatkowych zleceń z tzw. „koszyka zadań” dostępnego w aplikacji mobilnej. Może również tworzyć nowe zadania czy umawiać wizyty z poziomu telefonu.

Tak, dyspozytor widzi na mapie aktualną pozycję techników oraz ich status (np. pracuje, w drodze, zalogowany).

Tak, GeoTask umożliwia samodzielne tworzenie konfigurowalnych formularzy przypisanych do rodzaju zadania. Możesz określić, które pola są obowiązkowe, co gwarantuje zebranie ustrukturyzowanych informacji z terenu. Dodatkowo w ramach zadania można zdefiniować listę czynności (checklistę) do potwierdzenia wykonania poszczególnych prac.

Tak – wklejane zdjęcia są automatycznie optymalizowane, aby zajmowały mniej miejsca.

Tak – w aplikacji dostępna jest zakładka „Zadania w lokalizacji” z konfigurowalnym zakresem czasowym. Widoczność przyszłych zadań technika w tej lokalizacji jest konfigurowalna.

Raportowanie jest wykonywane w czasie rzeczywistym – technik oznacza statusy w trakcie pracy. Technicznie istnieje możliwość uzupełnienia czasu realizacji następnego dnia, ale raportowanie będzie wtedy nieprecyzyjne.

Aplikacja może być zainstalowana na telefonach z systemem Android 9.0 i nowszych oraz iOS 15.6 i nowszych.

Tak, jak najbardziej – w zależności od Twoich potrzeb dyspozytorzy mogą nadzorować określone firmy, rejony lub dowolną kombinację tych 2 parametrów. Ci dyspozytorzy będą mieli dostęp jedynie do zadań i brygad spełniających warunki określone przez powyższą konfigurację.

Tak, w GeoTasku można stworzyć zarówno brygady wieloosobowe, jak i brygady jednoosobowe.

Umiejętności mogą być przypisane do brygady lub pracownika, zależnie od Twojego modelu pracy. Jeśli technicy pracują w pojedynkę (bez brygad) umiejętności mogą być przypisane bezpośrednio do technika.

Takie zadania nigdy nie zostaną przypisane w procesie automatycznego przydziału. Jeśli zostaną przypisane ręcznie, będzie o wyraźnie oznaczone w GeoTasku. Dzięki temu dyspozytor może od razu wychwycić taką sytuację i, jeśli był to przypadek, może on od razu skorygować swoje działanie.

Tak – w takim przypadku jest to odpowiednio oznaczone na wykresie Gantta.

Tak, obszar, jaki widzi dyspozytor można konfigurować.

Tak – to przypadek rzadki, ale obsługiwany.

Różni podwykonawcy mogą mieć przypisane różne rejony, kompetencje i miejsce w hierarchii – jest to w pełni konfigurowalne.

Więcej o pracy z podwykonawcami przeczytasz w artykule: CZYTAM

Tak, można udostępnić operatorowi korzystającemu interfejs do wyboru udostępnionych slotów czasowych.

GeoTask zapewnia separację raportów, separację zleconych zadań oraz separację ich podglądu pomiędzy podwykonawcami.

Tak – model licencjonowania jest oparty głównie o techników w terenie, a nie o liczbę podwykonawców dzięki czemu możesz odwzorować swój model biznesowy w GeoTask bez obaw o dodatkowe koszty.

GeoTask pozwala konfigurować system zgodnie z Twoimi potrzebami. Wielu dyspozytorów może mieć dostęp do tego samego podwykonawcy. Istnieje również możliwość utworzenia roli dyspozytora z dostępem do wszystkich firm realizujących zadania i w ten sposóbstworzyć “superdyspozytora”.

Zakres widoczności danych jest w pełni konfigurowalny. Operator może mieć dostęp tylko do jednej firmy podwykonawczej lub do wszystkich firm, ale tylko na danym rejonie, GeoTask pozwala dostosować widoczność danych do Twoich potrzeb.

Moduł magazynowy jest opcjonalnym modułem GeoTaska. Jest naszym autorskim rozwiązaniem i tak jak reszta aplikacji może być dostosowany do Twoich unikalnych potrzeb.

Tak – w tym tzw. „magazynek podręczny technika”; możliwa jest inwentaryzacja u podwykonawcy, u technika, w samochodzie i w biurze regionalnym.

Technicy nie widzą stanu magazynów w konkretnych lokalizacjach – widzą sprzęty w swoim własnym magazynie podręcznym. Podczas instalacji mogą zobaczyć wszystkie dostępne sprzęty – bez podziału na magazyny.

Jeżeli GeoTask jest zintegrowany z systemem WMS, masterem danych jest WMS. Jeżeli integracji nie ma – masterem jest GeoTask.

Tak – możliwa jest weryfikacja historii przesunięć sprzętów, zarówno po lokalizacji początkowej i końcowej, jak i po konkretnych numerach seryjnych.

Aktualnie proces wydania sprzętu jest inicjowany przez magazyniera i nie wymaga potwierdzenia technika. Funkcja ta planowana jest w wersji 25 GeoTaska.

Tak – raport z zadania zawiera wszystkie informacje zebrane w cyklu życia zadania. W ich skład wchodzi również rodzaj i ilość zużytych materiałów.

Tak, GeoTask dysponuje API REST, za pomocą którego można zautomatyzować ładowanie zadań z zewnętrznych systemów CRM oraz zapewnić zwrotną informację o ich realizacji.

Istnieje możliwość współpracy z systemem magazynowym w zakresie przygotowania planu dostaw do klientów i określenia kolejności załadunku. Skontaktuj się z nami, aby sprawdzić, czy system GeoTask można zintegrować także z systemem używanym w Twojej firmie.

Tak, możliwy jest bezpośredni dostęp do bazy SQL oraz integracja przez API (np. z systemami BI).

Domyślnie PostgreSQL, ale możliwe są też inne silniki, np. Oracle.

Tak. Szczegółową listę obszarów udostępniamy na życzenie. Więcej na ten temat dowiesz się tutaj.

Tak – jest to kwestia analizy integracji. W standardzie wspieramy integrację z systemem GE Smallworld w wersji 5; dla wersji 4.3 część funkcji może działać, ale pełny zakres wymaga wersji 5.

Tak – taka integracja jest możliwa i była realizowana u klientów.

Tak, na dwa sposoby: możemy zbudować takie moduły lub podpiąć już istniejące moduły do GeoTaska, czyniąc z niego bramę dla technika do innych procesów.

Tak – mamy już doświadczenie w takich integracjach. Sposób oraz zakres integracji zależą przede wszystkim od Twoich potrzeb oraz wersji SAP. Skontaktuj się z nami, chętnie opowiemy więcej na ten temat.

GeoTask jest w pełni gotowy do integracji z wykorzystaniem REST API. Zależnie od sytuacji i integrowanych systemów mamy również doświadczenia w wykorzystaniu szyny integracyjnej.

Aktualnie nie posiadamy takiej funkcji w podstawowej wersji GeoTaska. Jest to funkcjonalność customowa ale jest możliwa do wdrożenia. Dowiedz się więcej.

Tak, możliwe jest utworzenie np. Formularza zawierającego listę świadczonych, dodatkowo płatnych usług, których wykonanie może zostać w prosty sposób zaraportowane przez pracownika terenowego.

Nie, w GeoTasku nie ma takiego ograniczenia.

Podczas bezpłatnego pokazu demo nasi konsultanci pokazują na rzeczywistym środowisku, jak działa GeoTask. Dotyczy to zarówno aplikacji logistyka/planisty, jak i aplikacji mobilnej z której korzysta pracownik terenowy/kierowca. Po pokazie udostępniamy środowisko GeoTask na miesięczny, płatny okres próbny.

Tak – udostępniamy środowisko testowe, w którym można samodzielnie zapoznać się z systemem. Oferujemy też wsparcie w trakcie poznawania platformy.

W modelu SaaS cena licencji zawiera wszystkie niezbędne opłaty za system. W modelu on-premise, poza jednorazową opłatą za udzielenie licencji, występuje kwartalna opłata za utrzymanie systemu obejmująca dostęp do serwisów mapowych niezbędnych do działania GeoTaska.

Tak, jest możliwość zainstalowania GeoTaska na wewnętrznych serwerach.

Minimalny pakiet to aplikacja dla 25 pracowników. Można też wykupić mniejszy pakiet – w zależności od liczby wykonywanych zadań dostosowujemy ofertę do indywidualnych potrzeb.

Podpisujemy umowę na czas nieokreślony z miesięcznym terminem wypowiedzenia.

Jeśli przydzielasz zadania więcej niż 15 pojazdom/brygadom lub pracownikom w terenie i każda z nich wykonuje więcej niż 10 zadań, to system od pierwszego miesiąca przyniesie zyski, które przewyższą koszty GeoTaska.

Tak. Oprócz gotowego, pudełkowego rozwiązania możemy przygotować funkcje spełniające indywidualne wymagania klienta. Na początek zalecamy jednak instalację podstawowej wersji, a następnie dodawanie kolejnych funkcji. Więcej informacji na ten temat można znaleźć w e-booku System do zarządzania pracownikami w terenie – skuteczne wdrożenie.

Tak, proces ten może zostać obsłużony np. Przez zamknięcie przez technika zadania jako niewykonane z informacją o konieczności dokonania dodatkowej wyceny. Technik może też samodzielnie stworzyć zadanie wyceny w systemie, co znacznie przyśpieszy cały proces.

Aktualnie nie ma takiej możliwości w podstawowej wersji GeoTaska. Jest to funkcjonalność dodatkowa, ale jest możliwa do wdrożenia.